TRATTAMENTO FISCALE DELLE SPESE DI RISTORAZIONE
Diamo il benvenuto ad Alessandra Pederzoli, Dottore Commercialista presso lo Studio Belluzzi & Associati, che, con l'avvio della sua collaborazione con Oltre Magazine, ci consente di riproporre una rubrica che in passato ha riscosso grandissimo interesse.
Vi invitiamo pertanto ad inviare, tramite la redazione, i quesiti di natura fiscale o tributaria sui quali desiderate ottenere una risposta dalla Dottoressa Pederzoli. Alla quale, formulandole i più fervidi auguri di buon lavoro, non possiamo che manifestare un pensiero riconoscente per la grande disponibilità dimostrata.
c.p.
PREMESSA
Esponiamo di seguito una breve analisi dei costi, talvolta privi di alcuna descrizione analitica, che le società sostengono in termini di pasti serviti ai clienti, ai dipendenti e/o agli amministratori, al fine di individuarne il corretto trattamento fiscale e le modalità di conservazione della documentazione.
CLASSIFICAZIONE DEI COSTI
I costi sopra descritti possono essere classificati in due categorie generali:
- spese di rappresentanza;
- rimborsi spese amministratori e/o dipendenti.
Dovranno essere classificate come spese di rappresentanza tutte le ricevute/fatture di ristorazione ove non sia possibile individuare i soggetti per le quali siano state sostenute (quale, ad esempio, la ricevuta mensile generica, relativa a pasti di clienti, dipendenti e amministratori) e le ricevute relative a pranzi con clienti.
Soltanto le spese sostenute dagli amministratori e/o dipendenti per trasferte al di fuori del comune di residenza dovranno essere trattate secondo il regime dei "rimborsi spese fuori comune o all'estero".
DEDUCIBILITA' DEI COSTI PER LA SOCIETA'
Le spese di rappresentanza saranno deducibili limitatamente ad un terzo in cinque anni.
I rimborsi spese fuori comune ai dipendenti e/o agli amministratori (il comune di riferimento per i dipendenti coincide con quello ove si trova lo stabilimento presso cui prestano servizio, mentre per gli amministratori di regola è quello del proprio domicilio fiscale), al contrario, saranno deducibili in capo alla società fino ad un importo massimo di € 180,76 se in territorio nazionale, elevabile ad € 258,23 qualora siano sostenute all'estero.
Di seguito si riporta una tabella riassuntiva dei diversi casi:
TRASFERTE AL DI FUORI DEL TERRITORIO COMUNALE
sistema di rimborso somme non costituenti reddito in capo ai dipendenti
indennità forfetaria indennità di trasferta, al netto di spese di viaggio e trasporto fino ad € 46,48 (Italia) o € 77,47 (estero) al giorno
rimborso misto ipotesi 1:
rimborso spese di vitto o alloggio o fornitura gratuita di vitto o alloggio indennità di trasferta, al netto di spese di viaggio e trasporto fino ad € 30,99 (Italia) e € 51,65 (estero) al giorno ipotesi 2:
rimborso spese di vitto e alloggio o fornitura gratuita di vitto e alloggio indennità di trasferta, al netto di spese di viaggio e trasporto fino ad € 15,49 (Italia) o € 25,82 (estero) al giorno
rimborso analitico o a piè di lista purché idoneamente documentate, intero ammontare delle spese di vitto, alloggio, viaggio, trasporto altre spese (telefono, mance,...),
anche non documentabili, sostenute in trasferta,
fino ad € 15,49 (Italia) o € 25,82 (estero) al giorno
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA
In merito alla documentazione necessaria ai fini della deducibilità parziale delle spese di rappresentanza in oggetto, è sufficiente tenere le ricevute fiscali dei ristoranti, intestate alla società e munite di data. Non occorre indicare sul retro i nominativi dei clienti presenti, né tanto meno i nominativi dei dipendenti.
Per quanto concerne invece la documentazione necessaria per la deducibilità integrale dei rimborsi spese ai dipendenti o agli amministratori sarà necessario, nel caso i rimborsi avvengano in maniera analitica, che i soggetti che li sostengono consegnino alla società le relative ricevute fiscali o fatture, debitamente intestate e datate, volte a testimoniare il luogo e la data di sostenimento delle stesse. Costituisce documento valido di prova anche lo scontrino integrato dal codice fiscale (lo scontrino semplice non è sufficiente). Nel caso i predetti rimborsi spese non siano opportunamente documentati ne sarà preclusa la deducibilità.
