Procedura informatica di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti rilevanti ai fini fiscali
(parte seconda)

CONSERVAZIONE ELETTRONICA
La conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici ha inizio con la memorizzazione, su supporti ottici o su altri supporti idonei, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte (nei casi di documenti informatici) o della relativa immagine (nei casi di documenti analogici) e termina, in entrambi i casi, con l'apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi.
La conservazione elettronica delle fatture deve essere effettuata con cadenza "almeno" quindicinale (potendo, peraltro, essere eseguita anche ad intervalli più ravvicinati), ovvero entro i quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) o dall'emissione (per l'emittente) delle fatture, fermi restando i termini per l'assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli articoli 23, 24 e 25 del dpr 633/1972.
La conservazione elettronica dei documenti diversi dalle fatture (quali i libri obbligatori per legge e le altre scritture contabili formati su supporti informatici) deve, invece, essere effettuata con cadenza "almeno" annuale. Posto che detti documenti non vengono emessi, ma devono essere sottoposti ad un aggiornamento continuo, essi devono soddisfare il requisito della staticità e della immodificabilità alla data in cui è effettuata l'ultima registrazione del periodo e, comunque, non oltre il termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali relative ai dati di periodo registrati.
La conservazione elettronica dei documenti analogici fiscalmente rilevanti si effettua mediante trasposizione della loro immagine su supporti di memorizzazione, anche non ottici, a condizione che il processo di conservazione adottato garantisca la conformità dei documenti stessi agli originali, nonché la loro leggibilità nel tempo. Per quanto attiene alle fasi preliminari al processo di memorizzazione e di conservazione dei documenti analogici, nelle note esplicative finora prodotte vi è il riferimento ad una fase di predisposizione e di organizzazione del materiale documentale ("cartellinatura"), finalizzata a semplificare la consultazione, la duplicazione o l'esibizione dei documenti conservati. Le modalità di conservazione elettronica dei documenti possono essere mutuate da quelle previste per la conservazione elettronica dei documenti informatici, risultando possibile utilizzare detta procedura per una soltanto o più tipologie di documenti analogici (ad esempio, si può eseguire la conservazione elettronica delle sole fatture attive e non anche di quelle passive), risultando, comunque, necessario assicurare l'ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta. La procedura di conservazione elettronica dei documenti analogici "originali" si perfeziona con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale (quest'ultima, invero, risulta necessaria solamente per i documenti analogici originali "unici") e, previa memorizzazione della relativa immagine, può essere effettuata in qualunque momento.
Qualora il processo di conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti non sia stato effettuato in conformità alle disposizioni sopra delineate, gli stessi non potranno essere validamente opponibili all'Amministrazione Finanziaria, che, in sede di controllo, è tenuta a valutare le eventuali irregolarità (formali) commesse.
La procedura di conservazione termina con l'apposizione, da parte del responsabile della stessa, della così detta firma elettronica qualificata e della marca temporale sull'insieme dei documenti, ovvero su una evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi (articolo 3, comma 2, del decreto), risultando, così, garantita l'integrità dei documenti conservati. Nel caso di soggetti diversi dalle persone fisiche (quali le società, le associazioni o gli enti), come responsabile della conservazione può essere nominato sia un soggetto ad essi legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore), sia un soggetto terzo esterno; il responsabile, a sua volta, può delegare in tutto o in parte le sue funzioni ad altre persone. Il responsabile della conservazione ha i seguenti compiti:
  • attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione;
  • gestire il sistema nel suo complesso e garantire l'accesso alle informazioni;
  • verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
  • predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantirne la continua integrità;
  • richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui ne è previsto l'intervento;
  • definire e documentare le procedure da rispettare per l'apposizione della marca temporale;
  • verificare, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili, provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo, nonché garantendo l'integrità dei supporti utilizzati per la conservazione, adottando tutti gli opportuni accorgimenti per assicurarne la leggibilità.
La sottoscrizione elettronica consiste nell'apposizione sul documento della firma elettronica qualificata, al fine di garantire la certezza sull'identità del firmatario e sull'integrità del documento.
La marca temporale consiste in una evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale che, a sua volta, è una informazione contenente la data e l'ora associata a uno o più documenti informatici.
I documenti conservati in formato digitale (sia quelli analogici, sia quelli informatici) possono essere riprodotti mediante le procedure del "riversamento diretto" e del "riversamento sostitutivo". Il procedimento di riversamento diretto consiste nel trasferimento di un documento (già conservato) da un supporto di memorizzazione ad un altro, senza alterarne la rappresentazione digitale (ad esempio, la generazione di copie di sicurezza); esso non è soggetto a prescrizioni formali specifiche. Il riversamento sostitutivo è un processo che trasferisce un documento (già conservato) da un supporto di memorizzazione ad un altro, modificando la rappresentazione informatica del suo contenuto. Esso termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale sull'insieme dei documenti (ovvero su una evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi) da parte del responsabile della conservazione. Per il perfezionamento del riversamento sostitutivo di documenti informatici, occorre, altresì, l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata da parte di un pubblico ufficiale (necessaria anche per il riversamento sostitutivo di documenti analogici originali unici conservati).
È possibile distruggere i documenti analogici (il cartaceo) solo dopo aver completato il processo di conservazione elettronica dei documenti stessi (ossia, solo dopo che i documenti analogici siano stati memorizzati con le prescritte modalità e siano stati apposti dal responsabile della conservazione la firma elettronica qualificata e la marca temporale). I documenti analogici originali "unici" possono essere distrutti solo dopo l'apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.
Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'Irap e all'Iva, occorre trasmettere all'Agenzia delle Entrate, per via telematica, una comunicazione contenente l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. Con un provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate saranno approvate le specifiche tecniche necessarie per la trasmissione telematica della comunicazione in parola; nelle more, non si è tenuti ad effettuare la comunicazione, pur risultando possibile optare per la conservazione elettronica dei documenti.

ESIBIZIONE DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI
In caso di accessi, ispezioni e verifiche, sia il documento informatico che il documento analogico conservato su supporto informatico devono essere resi leggibili e, a richiesta, disponibili su carta o su supporto informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili.
In base all'articolo 13, comma 1, della Tariffa allegata al dpr 26 ottobre 1972, n. 642, è dovuta l'imposta di bollo nella misura di € 1,81 per fatture, note, conti e documenti simili recanti addebiti, ricevute e quietanze rilasciate dal creditore, allorché l'importo degli stessi superi la somma di € 77,47; anche nel caso della loro emissione sotto forma di documenti informatici è dovuta l'imposta di bollo in tale misura. L'articolo 7, comma 3, del decreto, prevede l'assolvimento dell'imposta di bollo di € 14,62 per ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse. Anche qualora la nuova modalità di tenuta dei registri - su supporto di memorizzazione ottica o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati - non permetta che gli stessi siano sottoposti alla vidimazione (neanche quando tale obbligo sussiste per i corrispondenti registri tenuti su supporto cartaceo), risulterà, comunque, dovuta l'imposta di bollo. Operativamente, è necessario, quindi, presentare (anche tramite raccomandata A/R) all'Ufficio dell'Agenzia delle Entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione:
  • del numero di atti e documenti informatici - distinti per tipologia, in conformità agli articoli della citata Tariffa - che si presume saranno emessi nel corso dell'anno;
  • dell'imposta dovuta su ogni singolo documento;
  • dell'importo globale dell'imposta relativo ad ogni articolo della Tariffa;
  • della somma complessivamente dovuta;
  • degli estremi dell'avvenuto versamento dell'imposta di bollo (da eseguirsi a mezzo del Modello F23, utilizzando il codice tributo 458T).
Entro il mese di gennaio dell'anno successivo, occorrerà presentare (anche tramite raccomandata A/R) all'Ufficio dell'Agenzia delle Entrate competente una comunicazione (consuntiva) contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. La maggiore imposta dovuta per l'anno precedente è corrisposta contestualmente all'acconto per l'anno in corso; l'eventuale maggiore imposta corrisposta per l'anno precedente può essere compensata con l'acconto dovuto per l'anno in corso o ne può essere chiesto il rimborso. Qualora si sia già autorizzati al pagamento dell'imposta di bollo "in modo virtuale", ai sensi dell'articolo 15 del dpr 642/1972, occorrerà osservare le suddette disposizioni in relazione ai documenti informatici e, inoltre, le disposizioni previste dalla predetta norma per tutti gli altri documenti per i quali gli sia stata rilasciata l'autorizzazione.
 
Alessandra Pederzoli & Antonio Mutti

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