Il funzionamento delle verifiche fiscali

Trattiamo l'argomento per consentire al contribuente di assumere il comportamento più corretto ai fini del rispetto della normativa, in un'ottica di consapevole collaborazione.
I soggetti preposti alla verifica sono gli Uffici delle Entrate, gli Ispettori Secit, le Direzioni Regionali, la Guardia di Finanza. Al momento dell'accesso, per il quale non è necessario alcun avviso, deve essere esibito un idoneo documento di riconoscimento.
I verificatori hanno l'obbligo del segreto d'ufficio sulle informazioni che vengono acquisite prima dell'avvio della verifica: tali dati, di esclusiva rilevanza interna, non possono pertanto essere comunicati al contribuente almeno sino a quando, eventualmente, assumano il valore giuridico di elementi utili ai fini dell'accertamento. Tuttavia l'accesso deve essere adeguatamente motivato al contribuente non in modo generico, ma con l'esatta indicazione di ogni elemento oggetto di verifica.
La verifica può essere disposta solamente da una autorità competente e il contribuente può, successivamente, richiederne l'esito all'ufficio finanziario, il quale dovrà fornirglielo tempestivamente. Il documento che consente l'accesso è il cosiddetto ordine d'accesso e deve essere redatto in forma scritta dal capo dell'Ufficio o dal Comandante del Reparto o da chi delegato a ciò. Esso deve essere esibito al contribuente al momento dell'accesso e gli deve essere fornito in copia; deve inoltre essere completo, ossia contenere tutte le informazioni relative ai soggetti passivi che subiranno l'accesso, ai luoghi ove l'accesso avverrà, allo scopo dell'intervento. L'assenza di uno di questi elementi comporta l'illegittimità dell'accesso e dell'acquisizione della documentazione ottenuta in tale occasione.
L'accesso avviene presso il luogo ove l'autorità ritiene di poter reperire elementi utili ai fini della propria indagine (chiaramente, se trattasi di abitazione privata occorrono autorizzazioni speciali). Le verifiche fiscali devono comunque svolgersi con modalità tali da arrecare il minor danno possibile all'impresa; quindi, ad esempio, i verificatori non possono pretendere di portare al di fuori della sede aziendale la documentazione amministrativa e contabile. La verifica deve avvenire all'interno dell'azienda, in un locale ritenuto idoneo dai verificatori, e può essere svolta al di fuori di essa (nei locali dei verificatori o in quelli di un professionista) solo nel caso sia il contribuente stesso a chiederlo.
Circa le modalità con cui effettuare l'accesso in modo da arrecare il minor danno possibile al contribuente, la circolare n. 250400 del Comando Generale della Guardia di Finanza afferma che, in realtà, le prassi operative applicate, così come definite dalla Istruzione sull'attività di verifica n. 1 del 1998, sarebbero già in linea con tale prescrizione. I percorsi di indagine che il verificatore può intraprendere sono ben definiti; avendo gli stessi un diverso grado di invasività, l'unico dovere del verificatore è quello di scegliere il percorso di indagine che arrechi al contribuente la minore turbativa possibile. Del resto, anche la circolare n. 1 del 20 ottobre 1998 sostiene che "le verifiche devono essere condotte con modalità tali da arrecare la minore turbativa possibile al regolare svolgimento delle attività del soggetto che vi è sottoposto ovvero alle sue relazioni personali, commerciali e professionali. [...] Le effettive esigenze di accedere nei locali aziendali ricorrerebbero ogni volta che si tratti di procedere a ricerche di documentazione contabile o extracontabile o a rilevamenti materiali che possono eseguirsi solo presso il contribuente".
Tra i luoghi in cui può avvenire una ispezione rientra anche l'auto aziendale; tuttavia occorre distinguere tra auto del dipendente (se la stessa viene controllata nel corso di una verifica per il rispetto del codice della strada, non occorre preventiva autorizzazione del Pubblico Ministero e gli eventuali documenti fiscali acquisiti in questa sede sono utilizzabili ai fini fiscali) e auto dell'amministratore (non specificato se di sua proprietà o dell'azienda, costituisce bene riferibile all'azienda e quindi liberamente verificabile).
Il contribuente deve assicurare ai verificatori l'accesso all'archivio elettronico; le fatture e gli altri documenti elettronici devono essere stampabili o trasferibili su supporto cartaceo. In caso di rifiuto del contribuente (ad esempio non fornendo la password), i verificatori devono richiedere autorizzazione al Procuratore della Repubblica per aprire coercitivamente il sistema informatico: occorre comunque ricordare che l'Agenzia delle Entrate ha ritenuto un comportamento simile come ostativo all'attività di verifica. Inoltre, solo qualora il contribuente si rifiutasse di consentire l'accesso ai dati elettronici, i supporti (floppy disk, cd, hard disk, ...) possono essere trasferiti fuori dai locali al fine di elaborare i dati con mezzi dei verificatori: non possono essere sequestrate le apparecchiature hardware, non considerate supporti. Infine, non è possibile prelevare o ispezionare i personal computer personali dei collaboratori dell'impresa (anche se utilizzati nella funzione esercitata), tranne che con un loro esplicito consenso risultante dal verbale di verifica dal quale devono risultare sempre e comunque tutte le attività svolte.
L'accesso deve avvenire negli orari di normale attività dell'azienda o dell'esercizio e comunque non può iniziare prima delle 7 del mattino e proseguire oltre le 20 di sera (salvo autorizzazione dell'Autorità Giudiziaria). Essa non può protrarsi oltre i 30 giorni lavorativi (di effettiva presenza), prorogabili al massimo di altri 30 per motivi particolari. Conclusa una verifica, non si può reiterare il controllo alla stessa impresa se, nell'ambito della giurisdizione territoriale dell'ufficio, esistono altre similari imprese non ancora verificate, nei cui confronti sussistono elementi indicativi di evasione fiscale ed esigenze di indagine. In pratica, l'operazione di verifica è unitaria e non può essere eseguita a rate.
Il titolare dell'impresa o i rappresentanti legali della stessa hanno diritto di essere presenti alle ispezioni. Essi sono inoltre liberi di farsi rappresentare da terzi, e di farsi assistere da soggetti di propria fiducia (ad esempio un commercialista) dinanzi agli organi di giustizia tributaria: tale possibilità deve essere comunicata al contribuente al momento dell'accesso e costituisce per egli un diritto. Il contribuente può richiedere, consultare, esaminare, estrarre copia di ogni documento acquisito ai fini della verifica e può rivolgersi al Garante del contribuente quando ritenga che i verificatori stiano procedendo con modalità non conformi la legge.
 
Alessandra Pederzoli

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