La fatturazione elettronica

La realizzazione del sistema di fatturazione elettronica costituisce un elemento chiave per la semplificazione delle procedure contabili in quanto non riguarda più unicamente l'emissione del documento, ma intende gestire l'intero ciclo di vita delle fatture emesse, comprendente emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione.
La Legge Finanziaria 2008 impone di adottare questo nuovo sistema, per il momento, ai soli fornitori delle amministrazioni pubbliche. Ma riteniamo che presto possa divenire di attualità indistintamente per tutte le società.

Con la locuzione fattura elettronica si identifica un documento informatico registrato in forma digitale attraverso modalità specifiche che permettono di salvaguardare l'integrità dei contenuti e l'univocità del soggetto che la emette, senza la necessità della stampa su carta. È ammessa solo ed esclusivamente previo accordo con il cliente per la formazione del quale è lasciata ampia libertà contrattuale, autorizzando la trasmissione elettronica per un determinato periodo di tempo, ovvero a tempo indeterminato fino a revoca. Al fine di garantire l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine, l'integrità e la non modificabilità del contenuto, la fattura elettronica non deve contenere macroistruzioni né codici eseguibili. Tutti i requisiti della fatturazione elettronica sono garantiti dall'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica attraverso l'utilizzo di sistemi EDI (Electronic Data Interchange). Per riferimento temporale si intende quell'informazione associata ai documenti elettronici che ne attesta data e ora di creazione. Per lotti di documenti viene assegnato lo stesso riferimento temporale. La firma elettronica qualificata è costituita da un insieme di dati, opportunamente associati tra loro, che garantisce la paternità unica di chi ha redatto la fattura elettronica. Una fattura così costituita ha pieno valore legale come previsto dall'articolo 2702 del Codice Civile. Nel caso in cui il titolare abbia incaricato un terzo dell'emissione del documento per suo conto, è necessario che l'origine e l'integrità del documento elettronico siano garantiti dal primo. Quest'ultimo ha anche l'obbligo di garantire che nella fattura elettronica siano inseriti il riferimento temporale a firma elettronica qualificata. L'emissione della fattura si perfeziona alla consegna nel caso di fattura digitale e nel momento della sua trasmissione nel caso della fattura elettronica. Per trasmissione si intende l'invio del documento attraverso l'uso dei processi informatici (trasmissione EDI, posta elettronica, telefax, modem).

L'Agenzia ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o dalla emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione. La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma cui è stata trasmessa la fattura elettronica. Nel caso in cui quest'ultima sia spedita in formato cartaceo allora può essere conservata nello stesso formato. Resta l'obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria, obbligo valido sia per il mittente che per il destinatario. Anche la fattura elettronica può essere inserita nei registri informatici entro sessanta giorni dall'effettuazione dell'operazione, ovviamente restando la ricomprensione delle fatture stesse nella liquidazione relativa alla data dell'effettuazione dell'operazione. Anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su supporto informatico. In tal caso non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, stante la non modificabilità del documento elettronico, l'esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell'ambito del sistema di contabilità, attraverso l'associazione informativa della fattura ai dati annotati nell'apposito registro Iva. Resta sottointeso che, sia con riguardo alle fatture di vendita che a quelle di acquisto, la registrazione operata mediante memorizzazione informatica deve rispettare le disposizioni dell'articolo 25 dpr 633/72, in base al quale dalla registrazione devono risultare la data della fattura, il numero progressivo, la ditta, denominazione o ragione sociale del cedente o del prestatore.

La legge Finanziaria 2008 porta alcune novità, rispetto all'innovazione nel comparto pubblico, riguardanti l'introduzione della fattura elettronica, un provvedimento che, nelle intenzioni del legislatore, semplificando i procedimenti di fatturazione e di registrazione delle operazioni imponibili, dovrebbe tradursi in una maggiore efficienza delle attività di ispezione e di controllo dell'amministrazione fiscale, contribuendo a innalzare al contempo le capacità di gestire i processi innovativi sia da parte delle amministrazioni pubbliche che delle imprese. Il provvedimento è contenuto nei commi dal 209 al 214 del primo dei tre articoli di cui è composta la legge. Esso impone ai fornitori delle amministrazioni pubbliche di adottare la forma elettronica per la gestione di tutto il ciclo di vita delle fatture emesse nei loro confronti, e cioè per l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione. Le quattro fasi sono esplicitate nel testo, poiché il processo di fatturazione si presta già da tempo a modalità di applicazione ibride dell'informatica. L'emissione, ad esempio, è una tipica parte del processo che già viene comunemente effettuata in forma elettronica, tramite appositi programmi gestionali. Solitamente però avviene che la fattura, una volta generata, viene stampata e spedita al cliente in forma cartacea, o al massimo, convertita in formato pdf, spedita via posta elettronica e poi stampata direttamente dal ricevente. In tutti i casi, comunque, la fattura viene archiviata in formato cartaceo. La legge, questa volta, mira invece a dematerializzare tutto il processo, per ottenere quello che in gergo si chiama «straight through processing», ovvero un dialogo diretto tra sistemi informativi, senza interventi manuali e senza passare mai per la carta. Per ottenere ciò, è necessario che l'impresa che emette fattura sia in grado di firmarla digitalmente e disponga di un software gestionale in grado di gestire tutta la propria parte del processo secondo degli standard predefiniti, sulla base della norma che già regola la fattura elettronica, ovvero il dlgs 52/2004. L'obbligo della fattura elettronica scatterà dal 1 luglio 2008. Esso riguarderà però solamente i rapporti con le Amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali. Per quanto riguarda l'ambito locale, la palla è nel campo delle Regioni, per le quali le nuove disposizioni costituiscono «principi fondamentali in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici e di coordinamento della finanza pubblica e del sistema tributario» (articolo 117 della Costituzione). È probabile che assisteremo dunque, come di consueto, ad una applicazione non omogenea della normativa sul territorio, che procederà a partire dalle Regioni più solerti. I maggiori problemi di applicazioni saranno però a carico delle imprese, soprattutto le più piccole, che dovranno dotarsi di adeguati pacchetti software, modificando parte dei propri processi amministrativi. In Danimarca, primo Paese a introdurre la fatturazione elettronica obbligatoria, le imprese possono in alternativa inviare le fatture cartacee ad appositi centri di servizio, che le scannerizzano prima di inviarle al destinatario. Ma tale opzione è di più difficile applicazione in Italia, dove è richiesta la firma digitale, e dove tale ruolo di intermediazione è più probabile che venga svolto dai commercialisti. Del resto la fattura elettronica è uno dei tipici ambiti dove vale il potere moltiplicatore della rete: in pratica, il sistema funziona veramente se lo usano tutti, e non soltanto alcuni. Lo specifico ambito dell'innovazione per le amministrazioni locali è quest'anno interessato a poche novità, a seguito dell'approvazione della legge finanziaria. Oltre a quella più rilevante, l'obbligatorietà della fatturazione elettronica per le forniture alle Pubbliche Amministrazioni, va registrato principalmente un particolare interesse per le tecnologie in grado di apportare qualche risparmio alla gestione delle attività amministrative.
 
Alessandra Pederzoli

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